Au regret de devoir vous décevoir, les hôtes “volants” ne sont pas une nouvelle catégorie de super-héros voltigeant dans le ciel avec une cape et des collants. Appelés également agents multi-sites, ils viennent suppléer vos assistant.e.s titulaires temporairement en cas d’absence, prévue ou non. Maîtrisant l’intégralité des sites de leur secteur, ces collaborateurs ont pour mission d’assurer la prestation de manière fluide sans vous faire ressentir l’absence de votre assistant.e d’accueil habituel.
Découvrons ensemble pas à pas leur métier, entre exigence et richesse.
Un métier d’exigence
Un agent volant doit connaître l’intégralité des sites et être capable d’assurer des permanences à tout moment. Il a d’ailleurs une astreinte afin d’être le plus réactif possible. Sa prise de poste nécessite premièrement une longue formation initiale. Il sera accueilli par les titulaires des postes de toutes les entreprises clientes. Régulièrement, il reviendra sur ces sites pour des rappels de formation afin d’être le plus efficace possible lors de ses prises de poste autonomes, et découvrir les nouveautés et changements de process.
Tous les sites ne se ressemblent pas ! L’agent doit donc être capable d’emmagasiner de nombreuses informations et d’être très rigoureux dans son apprentissage, afin de ne pas faire perdre de temps au client.
N’ayez crainte cependant, l’hôte volant ne travaille pas seul. Il a pour acolyte un livret de procédures auquel il se réfère au moindre doute. Il peut également compter sur les carnets de bord précédents afin de se tenir au goût du jour et les précieuses notes de passation. Son super pouvoir reste néanmoins son sens pratique puisqu’il doit pouvoir s’adapter à toutes situations et faire preuve de polyvalence.
Cette précieuse polyvalence est d’ailleurs la clé de réussite de son travail. En plus de se rendre dans diverses entreprises, il occupe également différents postes. Il doit donc compter parmi ses qualités la rigueur, l’exigence, et l’adaptabilité en plus de celles déjà requises pour le métier d’assistant d’accueil : bienveillance, amabilité, réactivité etc.
Enfin, il doit être à la fois très autonome mais avoir un bon sens de la communication. En effet, il doit travailler avec de nouvelles équipes constamment et pouvoir assurer une passation fluide avec les titulaires.
Un métier de richesse
La diversité des tâches et des sites a tout de même un avantage. Celui de découvrir des entreprises dans des secteurs variés, et de gagner de l’expérience. C’est un poste extrêmement formateur qui fait découvrir différents métiers, différentes organisations, différents managements.
On pense généralement qu’un bon généraliste ne vaut pas un spécialiste. Il est vrai qu’un hôte volant ne connaîtra pas aussi bien le site que son titulaire. Cependant il présente d’autres avantages. L’agent dispose d’une vue d’ensemble de tous ces sites qui lui permet de repérer certains process obsolètes. Cela lui permet ainsi de proposer des améliorations. Son expérience pluridisciplinaire peut rendre service dans les entreprises dans lesquelles il passe. Durant son intervention, il contrôle également la conformité des livrets de procédures.
Autre bénéfice à croiser son chemin, l’hôte volant est, avant d’être un super-héros, un être humain avec ses qualités propres. Bien qu’il puisse manquer de celles de ses collègues, il peut avoir d’autres compétences qui peuvent venir compléter celles des collaborateurs habituels.
Enfin, l’avantage le plus évident à la présence des agents multisites est, sans nul doute, la continuité du service.
On peut alors se demander : “ Mais quand il n’y a aucun remplacement à faire, que font nos chers assistants volants ?”. Tel un couteau-suisse, chez Arcéos, les remplaçants ont d’autres missions.
Ils sont, entre autres, chargés de la relecture et du suivi des éléments culturels tels que les news cultures, actu culture et activités. Ils sont également en charge de produire des podcasts et des articles culturels pour le compte de la société et pour le plus grand plaisir de ses clients. Il leur arrive également de former de nouveaux collaborateurs, rédiger et revoir des livrets de procédures et assister le département qualité.
Bref, vous l’aurez compris, l’hôte volant, à défaut d’être un super-héros, est un super employé. N’hésitez pas à le saluer lorsque vous croisez sa route !
