“Professionnel multi-tâches”, “Touche-à-tout”, “Polymorphe”, “Véritable couteau suisse de l’entreprise”, … Voici entre autres les expressions et adjectifs qui reviennent le plus souvent pour qualifier un.e Office Manager. Vous l’aurez compris, il ou elle excelle dans l’art du changement de costume en quelques secondes, tel un magicien !
Office Manager, un métier récent ?
Par définition, un Office Manager est une personne qui gère les opérations quotidiennes d’un bureau et veille à ce que tout fonctionne correctement. Il ou elle a pour responsabilité principale de superviser le personnel, gérer les budgets et les finances, organiser les activités et les tâches et veiller à ce que les employés du bureau soient heureux et productifs. Ils sont également chargés de veiller à ce que les conventions et les politiques du bureau soient respectées et mises en œuvre.
Ce métier est relativement nouveau dans l’histoire de l’entreprise et son importance a considérablement augmenté ces dernières décennies en raison de l’évolution de la technologie et de la complexité croissante des tâches administratives au sein des sociétés.
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En effet, si le terme d’Office Manager semble plutôt moderne par sa consonance anglaise, ce poste est pourtant connu dans les entreprises depuis le début des années 2000. Dans un article de la presse en ligne Les Echos, paru en 2019, Laure Charbonneau, Associate Director au sein du cabinet de recrutement Robert Half, nous indique que ce métier, dans ses fonctions, n’est pas nouveau au sein des organisations. La nouveauté se retrouve dans le fait qu’une seule et même personne assure différentes tâches provenant des diverses branches qu’une société peut avoir. Effectivement, auparavant ou comme dans un fonctionnement classique, plusieurs personnes collaborent en fonction de leur spécialisation (ressources humaines, comptabilité, communication, etc.)
Le rôle d’Office Manager est devenu de plus en plus important en raison de la nécessité pour les entreprises de gérer efficacement leur temps et leurs ressources pour maximiser leur productivité. Ils jouent un rôle clé en veillant à ce que les opérations courantes soient effectuées de manière efficace et en garantissant que les employés disposent des outils et des ressources dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.
Bien que ce métier soit relativement récent, il est devenu l’un des métiers les plus importants dans de nombreuses entreprises en raison de son impact sur la productivité et la rentabilité de ces dernières.
Ce rôle important dont il ou elle est chargé.e, participe à la réussite de l’entreprise qui peut être de toute taille et de tout secteur. Il est toutefois plus répandu de les retrouver au sein des petites et moyennes structures telles que les TPE (très petites entreprises), PME (petites et moyennes entreprises) et les start-ups. Néanmoins, il est de nos jours plus fréquent que de grandes sociétés cherchent à employer des Offices Managers pour leurs équipes.
La crise sanitaire du Covid-19 peut sembler être une des causes de ce regain en termes de recherche pour les entreprises d’Office Manager. En effet, la pandémie mondiale nous a amenés à changer nos manières de travailler et à apporter le télétravail. L’ensemble des collaborateurs, dans la plupart des sociétés, ne sont désormais plus présents au bureau 5 jours sur 7, et cela, même si la crise s’est arrêtée. Les salariés, tout comme les dirigeants, ont appris à travailler de chez soi. Une alternative plutôt confortable permettant une flexibilité au niveau des horaires, une réduction des coûts de déplacement, de nourriture et des frais de vêtements professionnels.
Le télétravail peut également offrir un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, réduisant le stress et la fatigue liés au déplacement, mais aussi permettre aux employés d’être plus productifs dans leur environnement de travail confortable et familier.
Il n’y a généralement pas de durée limitée de télétravail fixée par les entreprises. La durée de ce dispositif dépend souvent des besoins et des politiques spécifiques de chacune d’entre elles. Certaines peuvent permettre un télétravail à temps plein, tandis que d’autres peuvent exiger une présence au bureau pour une partie de la semaine. D’autres encore peuvent offrir une combinaison de télétravail et de travail au bureau, en fonction de la nature du travail et des exigences de l’entreprise.
C’est à se demander alors : existe-t-il encore une vie de bureau au sein des sociétés, puisque les salariés ne sont en partie plus présents tout au long de la semaine ? Est-il possible d’établir et de renforcer une culture d’entreprise solide avec ce système ?
C’est également par ce fait que le rôle d’Office Manager se voit mis en lumière. En effet, le télétravail permet de travailler à la maison, un lieu où généralement, on se sent bien. L’Office Manager entre alors en jeu. C’est à lui de faire des bureaux un lieu plus convivial où les collaborateurs se sentent comme à la maison. Il ou elle est le garant de la culture d’entreprise que cela soit au bureau mais aussi hors de celui-ci.
Office Manager, chef d’orchestre de la vie en entreprise
La communication interne est parfois fastidieuse au sein des entreprises. Cela peut dépendre de la taille de cette dernière et/ou du nombre d’employés.
En effet, il n’est parfois pas évident de savoir à qui demander quoi. Selon les procédures, on se sait pas à qui se référer et on se met alors à demander à toutes personnes sous notre nez : “tu sais à qui je dois demander pour…?”. En plus de nous faire perdre du temps, on fait perdre du temps à nos collègues, qui le plus souvent, ne sont pas plus au courant que nous. Cela n’est pas efficace comme le voudrait le bon fonctionnement de toute structure.
Imaginez aussi l’arrivée d’un nouveau salarié, plutôt difficile les premiers jours de s’y retrouver entre les différents services et personnes en charge. Cela vous rappelle vos débuts ?
S’ajoutent à cela les soucis du quotidien qui peuvent amener à rendre la vie de bureau plus compliquée. Il n’y a plus de café dans la machine ? L’Office Manager est alors là pour gérer cette tâche. Mais ce n’est pas tout… Il ou elle est, comme l’intitulé de son poste l’indique, un gestionnaire de bureau. Ce terme ne veut pas seulement dire que cette personne est présente uniquement pour des problèmes techniques. Il est ici question de vie de bureau et donc de relationnel entre collaborateurs et les différentes hiérarchies. Cette dénomination, parfois trompeuse, amène à assimiler l’Office Manager au rôle d’assistant ou de responsable des services généraux. Il faut donc comprendre que ses responsabilités sont plus larges et couvrent différents domaines.
D’abord en lien direct avec les directeurs, c’est un pont entre la Direction Générale et l’ensemble des salariés. Entre autres, c’est à lui ou elle de faciliter le quotidien de tous les collaborateurs.
L’Office Manager est alors polyvalent. C’est bien là l’atout principal que l’on attend de la personne à ce poste. Cette polyvalence fait entrer ce métier au cœur de toute entreprise, quel que soit le secteur d’activité, puisqu’il ou elle est le lien entre toutes les entités de la structure.
Comme évoqué brièvement précédemment, les tâches quotidiennes de l’Office Manager peuvent inclure la gestion et l’administration du personnel, la gestion des fournitures de bureau, la planification et la coordination des réunions et des événements, la gestion du courrier et des email et la préparation des documents financiers. Mais ce n’est pas tout, il ou elle peut également être chargé.e de la mise en œuvre de politiques et de procédures administratives, de la supervision de la maintenance du bâtiment ou encore, de manière générale, de la coordination de projets.
Ces tâches ne sont ici présentées qu’à titre d’exemple, puisque cela va dépendre de la demande de l’entreprise. Cependant, l’Office Manager doit jouer un rôle important dans la création d’un environnement de travail positif et productif. Cette personne travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe pour s’assurer que les besoins du personnel sont satisfaits et que le bureau est organisé et fonctionnel. Ainsi, les Office Managers se voient ajouter à leur casquette, déjà bien décorée, les rôles tels que Happiness ou Culture Manager.
En plus d’être polyvalent, de nombreux autres atouts relationnels que ce soit en interne ou en externe sont à additionner aux qualités que doit porter un Office Manager. Il ou elle est aussi souvent amené(e) à être chargé des relations externes comme avec les fournisseurs, clients, prestataires et visiteurs. Cette personne est le premier point de contact et représente donc l’entreprise. L’Office Manager doit donc avoir une attitude professionnelle et accueillante.
Pour réussir dans ce métier, il est également important d’avoir des compétences en leadership et en organisation. Il ou elle doit être capable de gérer les priorités, de travailler en équipe et de prendre des décisions rapidement. Il ou elle doit également être en mesure de comprendre les objectifs de l’entreprise et de les traduire en actions concrètes.
Office Manager, pourquoi pas un poste en externe ?
Externaliser est le terme générique désignant le transfert par une entreprise d’une partie de ses activités vers un tiers externe, dans le but de réduire ses coûts ou d’améliorer sa performance. Cette activité peut prendre plusieurs formes, par exemple le développement de produits par un autre fournisseur, la mise en place de processus de traitement des données par des entreprises spécialisées, ou encore le recours à des prestataires externes pour des services spécifiques. Il est donc possible de retrouver des Office Managers dans une entreprise venant ainsi d’une autre société.
L’externalisation de ce métier peut alors offrir de nombreux avantages à une structure. Voici quelques-uns des principaux atouts de cette démarche :
Économies des coûts : externaliser les tâches d’un Office Manager peut permettre à une entreprise de réaliser des économies considérables sur les coûts liés à l’embauche, la formation et la gestion du personnel. En faisant appel à une entreprise spécialisée, une société peut bénéficier de ressources qualifiées sans avoir à les embaucher en interne.
Expertise et flexibilité : les entreprises spécialisées dans l’externalisation des tâches d’un Office Manager disposent souvent d’une équipe d’experts qui peuvent offrir un niveau élevé de service et de support. De plus, elles peuvent s’adapter aux besoins de l’entreprise en matière de ressources et de services, ce qui peut être particulièrement utile pour les structures en croissance rapide.
Meilleure utilisation des ressources internes : en externalisant certaines tâches, une entreprise peut se concentrer sur ses activités clés et libérer du temps pour ses employés. Cela peut améliorer l’efficacité et la productivité de la société en permettant à ses salariés de se concentrer sur les tâches qui nécessitent leur expertise.
Amélioration de la qualité des services : les entreprises spécialisées dans l’externalisation des tâches d’un Office Manager sont souvent mieux équipées pour fournir des services de haute qualité en raison de leur expérience et de leur expertise. Elles peuvent également offrir une plus grande flexibilité pour s’adapter aux besoins de l’entreprise.
Le plus souvent, l’Office Manager est le seul dans l’entreprise. Cependant, il peut arriver qu’il y en est plusieurs au sein d’une même organisation, généralement dans de grands groupes. Pour devenir l’un d’eux, il est possiblement nécessaire d’avoir au moins un diplôme universitaire en gestion d’entreprise ou une formation en administration des affaires. Il est également important d’avoir de l’expérience professionnelle en gestion de projet ou en administration.
Ainsi, le métier d’Office Manager est devenu un poste clé et a connu une croissance considérable au fil des ans en raison de l’importance de la gestion efficace des opérations courantes dans les entreprises. Par la multitude de missions qui lui sont rattachées, ce métier exige alors une solide connaissance des pratiques administratives, une excellente organisation et des compétences en communication. L’Office Manager doit assurer une vie de bureau, pour et entre les équipes, dirigeants comme employés. Si vous avez l’ambition de devenir Office Manager, vous devrez alors être prêt à travailler dur et à démontrer votre engagement envers les objectifs de l’entreprise.
C’est à Laure Charbonneau de rajouter : « Ce poste n’est pas rébarbatif, aussi il est très attractif auprès des talents. Par ailleurs, vu de l’extérieur, disposer d’un office manager contribue à redorer la marque employeur car c’est l’illustration que l’entreprise se préoccupe du bien-être au travail ». Le métier a alors de quoi plaire aux potentiels candidats et entreprises !
Par Angela Fauvel – Arcéos